Offerte voor een website of campagne: voorbeeld

Vertaal het doel naar leverbare onderdelen

Een opdrachtgever vraagt vaak om ‘een nieuwe website’ of ‘meer zichtbaarheid’. Dat is een doelrichting, geen scope. Beschrijf welke pagina's, templates, formulieren en talen je oplevert of welke campagnekanalen en middelen je maakt. Benoem ook welk resultaat je niet kunt garanderen, zoals een positie in zoekmachines of een bepaald aantal leads. Je kunt wel afspraken maken over werk, metingen en evaluatiemomenten.

Begin met een korte diagnose: wie gebruikt de site, welke actie wil je mogelijk maken en welke bestaande materialen zijn er? Daarna kun je de opdracht opdelen in strategie, ontwerp, realisatie, content, testen en livegang. Voor een campagne kun je hetzelfde doen met doelgroep, boodschap, assets, inrichting, meting en optimalisatie. Koppel iedere fase aan een zichtbare oplevering.

Schrijf content en rechten apart op

Veel vertraging ontstaat doordat niemand eigenaar is van teksten, foto's, logo's of productinformatie. Zet in de offerte wie de eerste versie levert, wie redigeert en wie juridisch of merktechnisch goedkeurt. Vermeld of fotografie, illustraties, advertentiebudget, stockmateriaal en vertalingen in de prijs zitten. Regel ook wie toegang geeft tot domein, analytics, advertentieaccount en hosting.

Een planning is pas geloofwaardig als deze afhankelijkheden een datum hebben. Schrijf bijvoorbeeld: ‘De klant levert definitieve teksten uiterlijk vijf werkdagen na ontwerpgoedkeuring; bij latere aanlevering stemmen we de livegang opnieuw af.’ Dat is duidelijker dan een vaste opleverdatum die volledig afhangt van nog ontbrekende input.

Leg feedbackrondes en acceptatie vast

Een feedbackronde betekent dat één verzamelde reactie van de afgesproken beslisser wordt verwerkt. Als vijf collega's afzonderlijk blijven reageren, wordt een project onbegrensd. Noem daarom het aantal rondes, het tijdstip en de vorm. Maak onderscheid tussen herstel van fouten binnen de afspraak en nieuwe wensen buiten scope. Controleer of de klant begrijpt wanneer een ontwerp of pagina als goedgekeurd geldt.

Bij oplevering kan een eenvoudige acceptatiecheck helpen: pagina's tonen op afgesproken schermformaten, formulieren komen aan, links werken, privacyverwijzingen zijn aanwezig en overeengekomen analytics-gebeurtenissen worden gemeten. Voor campagnes controleer je ook doelgroepen, advertenties, landingspagina's, budgetlimieten en tracking. Laat de eigenaar van het account de publicatie bevestigen.

Kopieerbaar voorstel voor een website

Vul het voorbeeld aan met de specifieke technische en juridische afspraken van jouw opdracht. Schrap regels die niet passen. De bedragen zijn bewust leeg, omdat ze uit je eigen calculatie moeten komen.

Voorstel [website/campagne] voor [organisatie] Doel: [welke gebruiker moet welke actie kunnen uitvoeren?] Scope: [aantal en type pagina's/kanalen/assets] Fase 1: [strategie of briefing] — oplevering [document] Fase 2: [ontwerp] — oplevering [concepten] — [aantal] feedbackrondes Fase 3: [bouw/inrichting] — oplevering [werkende onderdelen] Fase 4: [test en publicatie] — acceptatie door [rol] Content en rechten: [wie levert teksten, beeld, licenties, accounts] Niet inbegrepen: [hosting, advertentiebudget, doorlopend beheer, vertaling indien van toepassing] Planning: [mijlpalen en afhankelijke klantinput] Investering eenmalig: [bedrag, btw] Terugkerende kosten: [bedrag per maand of n.v.t.] Meerwerk: [vooraf schriftelijk akkoord] Akkoord: [naam, datum]

Voorbeeld van een scopekeuze

Voorbeeld: een marketingbureau biedt een nieuwe campagnesite met een homepage, drie dienstpagina's, één contactformulier en twee ontwerpfeedbackrondes aan. De klant levert de basisinformatie en fotografie. Advertentiebeheer en maandelijkse contentupdates staan als aparte opties vermeld. Als de klant tijdens de tweede ronde een webshop toevoegt, is meteen duidelijk dat dit een nieuwe opdracht is.

Een gefaseerd voorstel kan helpen wanneer het budget nog niet vaststaat. Variant A omvat alleen een heldere landingspagina en meting; variant B voegt campagnes en optimalisatie toe. Maak het verschil in werkzaamheden en resultaat zichtbaar. Een variant die alleen een prijsverschil toont, helpt de klant nauwelijks kiezen.

Maak het vervolg eenvoudig

Zet onderaan wie vragen beantwoordt, tot wanneer het voorstel geldig is en wat er na akkoord gebeurt. Een startgesprek, toegang tot accounts en een inhoudsplanning zijn concretere vervolgstappen dan ‘we gaan aan de slag’. Controleer voor verzending of de genoemde aantallen en data overal gelijk zijn en of het voorstel met de juiste klantnaam is opgeslagen.

Gebruik AI om uit gespreknotities een eerste structuur te halen, maar laat het team dat het werk uitvoert de scope en planning toetsen. Scalyx kan een offerteconcept en een opvolgactie voorbereiden; een bruikbaar voorstel hangt af van gecontroleerde input en een duidelijke beslissing over wat wel en niet wordt geleverd.

Denk aan de periode na livegang

Een website is na publicatie niet vanzelf af. Beveiligingsupdates, redactionele aanpassingen, hosting, toegankelijkheid en foutopvolging vragen een eigenaar. Benoem welke ondersteuning direct na livegang inbegrepen is en wanneer regulier beheer begint. Bij een campagne is een vergelijkbare vraag: wie monitort budget, reacties en prestaties nadat de advertenties aanstaan? Zonder eigenaar kan een technisch afgeronde opdracht toch een slecht klantresultaat geven.

Schrijf in het voorstel welke accounts bij de klant blijven. Domein, analytics, advertentieaccount en bronbestanden zijn vaak bedrijfskritisch. Leg vast welke toegang het bureau nodig heeft en hoe die na afloop wordt ingetrokken. Als het bureau tijdelijk een account beheert, beschrijf de overdracht. Deze afspraken hoeven niet zwaar juridisch te klinken; ze maken simpelweg duidelijk wie controle heeft wanneer het project verandert of de samenwerking stopt.

Plan daarnaast een korte overdrachtsessie. Laat zien hoe de klant eenvoudige inhoud wijzigt, waar foutmeldingen terechtkomen en wie een nieuwe wens beoordeelt. Lever een beknopt overzicht van accounts en contactpersonen op. Daardoor eindigt het project met een bruikbaar werkproces in plaats van alleen een gepubliceerde pagina of geactiveerde campagne.

Veelgestelde vragen